住所、担当、案件の状況などを記入。
入力：社員全員月1回の長い打合せを、
普段の入力で短くする。
案件と工程の情報を日々の仕事の中で揃え、社長が月次の売上を管理する。誰が何を入力し、どこで確認するかを組み直した事例です。
社員全員の月1回の打合せ
11〜12時間
→ 約2時間
→ 約2時間
社長一人の入力時間ではなく、3人で集まって確認する時間の変化です。
以前は社長が社員2名を同時に呼び、進捗・完工予定・売上・入金・粗利などを聞きながらExcelへ入力していました。現在も売上管理は社長が行います。
時間はお客様から伺った目安です。こちらで計測した値ではありません。
何を変えたか、
順番に見る。
左の項目を選ぶと図が切り替わります。入力を全員に分けても、売上管理の修正権限は社長に残す。その分け方が仕組みの核です。
以前の管理
情報が別々にあり、月1回に確認が集中。
案件と工程は使いにくさを感じていた別システムで、売上はExcelで管理。社長が社員2名から聞き取りながら、売上表へ一つずつ入力していました。
案件・工程
別システム
別システム
進捗、日程、現場の割り振りを確認。
月次の打合せ
社長＋社員2名
社長＋社員2名
進捗・完工予定・売上・入金・粗利などを同時に確認。
旧「売上表.xlsx」の項目構成を参考にした模式図
旧 売上表 / 項目のみ再描画
NOお客様名工事金額粗利金額完工日
列名は元のExcelにある項目を抜粋。行の模様は装飾で、実際の顧客情報ではありません。
今の工程管理
日々の入力が、そのまま工程表になる。
社員全員が案件と工程の日付・進捗・住所・完工予定・工事金額などを入力。担当者が入れた日程は工程表にガントチャート形式で表示されます。
案件の情報
工程の情報
着工日、完工予定、進捗、工事金額などを記入。
入力：社員全員工程表 / 日付から自動表示
案件 A
案件 B
案件 C
案件 A〜C と棒の長さは説明用です。実際の案件・日程ではありません。
売上管理の権限
見える範囲と、直せる範囲を分けた。
工事金額は案件・工程の入力項目として社員全員が扱います。一方、月1回の売上管理は今も社長が担当。社員は売上管理の金額を見られますが、修正はできません。
社長
月次の売上管理を行い、売上管理の金額を修正できます。
売上管理：編集社員2名
案件・工程の工事金額を入力。売上管理の金額は確認できます。
売上管理：閲覧のみ入力を分担して月次打合せを短くしながら、売上管理の最終的な修正は社長が担う運用です。
設計したのは、
画面より先に仕事の流れ。
「日々の担当者入力」「日程から工程表を作る」「社長が売上を管理する」。全10回の伴走で、この役割分担を使える形にして運用まで引き渡しました。
この図は仕組みを説明するための再構成です。クライアントの実際の画面・数値・顧客情報は掲載していません。